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Fragen und Antworten zur Betrieblichen Aufbauorganisation – Teil 1

  1. Unterscheiden Sie horizontale und vertikale Aufbauorganisation!
    • Horizontale Organisation: Abteilungsbildung (auf einer hierarchischen Ebene)
      Zusammenfassung von Stellen nach sachlichen und formalen Merkmalen
    • Vertikale Organisation: Instanzengliederung nach der Wichtigkeit ihrer Leitungsaufgaben
      (Ausführungsebene/ Lowermanagement, Middlemanagement, Topmanagement)
  2. Welchen Zweck verfolgt die Stellenbeschreibung?
    • Arbeitnehmersicht:
      Leistungsdefinition, Abgrenzung von Aufgabe/ Befugnis/ Verantwortung
      Information über Beziehungen zu anderen Stellen, Standort in Betriebshierarchie
    • Arbeitgebersicht:
      Leistungsbeurteilung, tarifliche Einstufung
      Erleichterung der Einarbeitung, Festlegung von Ausbildungsbedürfnissen
  3. Was ist eine Stellenbeschreibung und welche Inhalte hat sie?
    • Schriftliche Darstellung der Zielsetzung, Aufgabe, Befugnis, Beziehung zu anderen Stellen, Anforderungen an Inhaber der Stelle
  4. Welche drei Bereiche müssen bei der Stellenbildung gemeinsam betrachtet werden und zueinander passen?
    • Stichwort: Kongruenzprinzip -> Aufgabe/ Verantwortung/ Befugnis müssen deckungsgleich sein
  5. Was ist eine Stelle? Stellen Sie mindestens drei Aussagen dar, die eine Stelle kennzeichnen!
    • Kleinste organisatorische Einheit im Unternehmen
    • Beinhaltet Aufgabenbereich einer/ mehrerer Personen
    • Muss mit notw. Verantwortung/ Befugnis ausgestattet werden
  6. Mit welchen wesentlichen Schritten wird die Aufbauorganisation gestaltet?
    • Aufgabenanalyse und -synthese (Zusammenfassung/ Verteilung):
    • Analyse anhand folgender Gliederungsmerkmale:
      a) sachlich: Objekt (Produkt/ -bereich), Verrichtung (örtlich)
      b) formal: Rang, Phase, Zweckbeziehung
    • Synthese:
      Stellenbildung, Abteilungsbildung (vertikale Hierarchie)
      Zentralisierung/ Dezentralisierung
  7. Unterscheiden Sie Aufbau- und Ablauforganisation!
    • Aufbauorganisation: untersucht/ gestaltet Unternehmensstruktur
    • Ablauforganisation: Arbeitsvorgänge und -abläufe
  8. Was ist unter Arbeitsteilung zu verstehen, und welche Vorteile ergeben sich daraus?
    • Betriebswirtschaftlich notwendige Zerlegung der Gesamtaufgabe in Arbeitsschritte
    • Schaffung klarer Verantwortlichkeiten
  9. Was ist eine Instanz?
    • Entscheidungsfunktion innerhalb des jeweiligen Verantwortungsbereiches und damit verbundene Weisungsbefugnis gegenüber einer Reihe rangniedrigerer Stellen
  10. Woraus besteht eine Abteilung und welche Aufgaben haben die Bestandteile?
    • Einer Instanz: führt Leitungsaufgaben aus
    • Einer/ mehrerer rangniedrigeren Stellen: führen Ausführungsaufgaben aus

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Fragen und Antworten zur Betrieblichen Aufbauorganisation – Teil 2

  1. Was bedeutet Zentralisation von Aufgaben? (+ Zwei Vor-/Nachteile)
    • Zusammenfassung von Aufgaben -> Verrichtungs-/ Objektzentralisation
    • Vorteile: Verminderung Personalbedarf, Sicherung einheitlicher Entscheidungen
    • Nachteile: Überlastung der leitenden Instanzen, Erhöhung Kontrollaufwand
  2. Was bedeutet Dezentralisation? (+ Zwei Vor-/Nachteile)
    • Verteilung von Aufgaben -> Verrichtungs-/ Objektdezentralisation
    • Vorteile: Bessere Flexibilität (ortsbezogen), Entlastung der leitenden Instanzen
    • Nachteile: Vermehrter Personalbedarf, Lange Kommunikations-/ Verwaltungswege
  3. Beschreiben Sie das Stabliniensystem!
    • Einheitlicher Befehlsweg aus Einliniensystem wird beibehalten
    • Beratende Stabsstellen werden leitenden Instanzen zugeordnet (ohne Weisungsbefugnis)
  4. Beschreiben Sie die (Divisional-)/ Spartenorganisation!
    • Gliederung des Unternehmens anhand von Erzeugnissen(/-gruppen) und/ oder Märkten
      in verschiedene Geschäftsbereiche
    • Stärkere Verantwortung für Divisionsleiter durch Entscheidungskompetenz, Marktorientiertheit, Spezialisierungsvorteile
  5. Geben Sie Beispiele für Sparten an, die sinnvoll als Profit-Center und welche, die besser als Cost-Center geführt werden sollten.
    • Profit-Center: Verkauf/ Service/ Wartung -> hier wird Geld verdient
    • Cost-Center: Produktion/ Verwaltung/ Buchhaltung/ IT/ R&D -> hier wird Geld ausgegeben
  6. Was wird unter einem Produktmanagement-Konzept verstanden, und wodurch wird diese Organisationsform gekennzeichnet?
    • Matrixorganisation: Vertikale Linienorganisation wird durch horizontale Führungsebene ergänzt
    • Bei Produktmanagement-Konzept erfolgt horizontale Gliederung anhand versch. Produkte
    • Horizontale Ebene beinhaltet Produktmanager ( <-> vertikal: Funktionsmanager)
  7. Was ist der entscheidende Unterschied bei der Bildung der Teamorganisation gegenüber den sonstigen Organisationsformen?
    • Einzige Organisationsform, die von „unten nach oben“ gebildet wird, da u.a. hier jedes Team seine eigenen Vertreter stellt
  8. Welche Vorteile bietet Ihnen die so genannte „Teamorganisation“?
    • Motivationssteigerung der Mitarbeiter durch stärkere Einbeziehung
    • Führt zu besserer Entscheidungsqualität
    • Selbstsanktionierung und -kontrolle

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Fragen und Antworten zum Projektmanagement – Teil 3

  1. Welche Einsatzmittel beansprucht ein Projekt?
    • Geld, Personal, Betriebsmittel (z.B. Maschinen)
  2. Wie sollte bei der Personaleinsatzplanung vorgegangen werden?
    • Ermittlung Personalbestand & Errechnen Personalbedarf
    • Gegenüberstellung Bestand <-> Bedarf, Optimierung Personaleinsatz
  3. Stellen Sie den Kreislauf der Projektkalkulation dar!
    • Vorkalkulation -> Mitkalkulation -> Nachkalkulation -> Abweichungsanalyse -> Datenbank
  4. Was ist für eine wirksame Terminkontrolle erforderlich?
    • Rechtzeitige Rückmeldungen
    • Konsequente Aktualisierung der Plantermine
  5. Wodurch können Terminprobleme bei einem Projekt entstehen?
    • Personalmangel, fehlende Qualifikation,
      unvorhersehbare Schwierigkeiten, unrealistische Aufwandsschätzung
  6. Was ist das „Fast-Schon-Fertig-Syndrom“ und warum tritt es auf? Nennen Sie mindestens drei Gründe!
    • Der Projekt-Fertigstellungsgrad wird zu hoch eingeschätzt
    • Gründe: Aufwandsunterschätzung,
      Überschätzung der bereits erbrachten Leistung, Verharmlosung von zukünftigen Schwierigkeiten
  7. Was sollen Projektbesprechungen und wann können sie durchgeführt werden?
    • dienen dem direkten Informationsaustausch als Grundlage der Projektsteuerung
    • Durchführung: regelmäßig, abhängig von Ergebnissen, abhängig von Ereignissen
  8. Wann können ereignisgesteuerte Projektbesprechungen notwendig sein? Nennen Sie mindestens vier Gründe!
    • Beim Eintritt unvorhergesehener Ereignisse, z.B.: Projektkrise, erhebliche Planabweichungen, Personalprobleme, Qualitätsmängel
  9. Welche Aktivitäten werden bei einer Projektabschlussanalyse durchgeführt?
    • Nachkalkulation, Abweichungsanalyse, (abschließende) Wirtschaftlichkeitsanalyse
  10. Welche Aufgaben hat die Nachkalkulation?
    • Überprüfen der wirtschaftlichen Tragfähigkeit
    • Prozessbezogene Auswertung (z.B. zu hohe Kosten in bestimmten Prozessen/ Phasen)
    • Ermittlung von Messdaten -> Erfahrungssicherung
  11. Nennen Sie jeweils mindestens zwei vermeidbare, kaum vermeidbare und nicht vermeidbare personelle Ursachen für Planabweichungen bei einem Projekt!
    • Vermeidbare Ursachen: Demotivation, Überlastung
    • Kaum vermeidbare Ursachen: „Problemfälle“, Fluktuation
    • Nicht vermeidbare Ursachen: Krankheit, Schwangerschaft, Kündigung

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Fragen und Antworten zum Projektmanagement – Teil 2

  1. Stellen Sie mindestens fünf Aufgaben eines Projektleiters dar!
    • Organisieren der Projektgruppe, Führen der Projektmitarbeiter, Koordinieren der Partnerstellen, Planen & Kontrollieren der Projektaufgabe, Definieren der technischen Aufgabenstellung
  2. Was sagt das Kongruenzprinzip aus und warum ist es im Rahmen einer Projektleitung von besonderer Bedeutung?
    • Aufgaben, Befugnisse und Verantwortung müssen im Einklang miteinander sein.
    • Befugnisse der Projektleitung oft unzureichend (z.B. zum Führen der unterstellten Mitarbeiter)
  3. Welche Aufgaben könnte ein Projektbüro übernehmen? Nennen Sie mindestens drei!
    • Planungsaufgaben, Erfassungsaufgaben, Informationsaufgaben
  4. Was ist das Ziel der Projektplanung und welche Strukturkomponenten müssen dabei berücksichtigt werden?
    • sach-, termin-, kostengerechte Projektabwicklung
    • Produkt-, Projekt-, Kontenstruktur
  5. Welche produktbezogenen Einflussfaktoren wirken auf ein Projekt ein?
    • Quantität, Qualität, Komplexität
  6. Welche prozessbezogenen Einflussfaktoren sind bei einem Projekt von Bedeutung?
    • Projektdauer, Personalqualität, Hilfsmittel
  7. Welche Möglichkeiten stehen für die Terminplanung eines Projekts insbesondere zur Verfügung?
    • GANTT-Balkendiagramm, PERT-Netzplan
  8. Was ist die gesamte und was die freie Pufferzeit eines Vorgangs?
    • Gesamter Puffer: SAZ – FAZ bzw. SEZ – FEZ
    • Freier Puffer: kleinster FAZ Nachfolger – eigener FEZ
  9. Warum werden in der Netzplantechnik die gesamte und die freie Pufferzeit angegeben und nicht nur einer dieser Werte?
    • Gesamte Pufferzeit: Bezogen auf Verschieben des Projektendes
    • Freie Pufferzeit: Bezogen auf Verschieben eines nachfolgenden Vorganges

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Fragen und Antworten zum Projektmanagement – Teil 1

  1. Welche Zwecke soll eine Projektorganisation erfüllen?
    • Festlegung der Arbeitsteilung (funktional, divisional)
    • Festlegung der Koordinationsinstrumente
    • Bestimmung der Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten, Befugnisse
    • Regelung der Weisungsbefugnisse, Kontrollrechte und Aufsichtspflichten
  2. Nennen Sie mindestens fünf der sieben Fragen, die im Rahmen der Problemfeldanalyse zu beantworten sind!
    • Folgende Aspekte müssen hinterfragt werden: Aufgabenstellung, Entwicklungs-/ Erstellungsdauer, Entwicklungs-/ Erstellungskosten, Personalstärke, Qualifikation
  3. Welche Projekt-Grundparameter sind für die Projektplanung von Bedeutung?
    • Leistung, Einsatzmittel/ Ressourcen, Zeit
  4. Bitte stellen Sie das „Marktanteils-Marktwachstums-Portfolio“ dar. Was ist das Ziel des Portfolios und welche Produkte sollten warum darin enthalten sein?
    • Ziel: langfristige Sicherung des Unternehmens durch ausgeglichenes Produktportfolio
    • Produkttypen:
      „Question Marks“: selektieren -> eliminieren/ fördern
      „Stars“: Position halten
      „Cash Cows“: Gewinne abschöpfen
      „Poor Dogs“: eliminieren
  5. Was ist das Ziel einer ABC-Analyse? Welche Strategien ergeben sich daraus für die Produktplanung?
    • „Wichtiges“ von „Unwichtigem“ trennen
    • Sich daraus ergebende Produktplanungsstrategien: Fördern, Selektieren, Abbauen
  6. Warum ist Projektmanagement aus Kostensicht umso wichtiger, je größer ein Projekt ist?
    • Minimierung/ Eliminierung von frühzeitigen Fehlern reduziert mögliche Folgekosten
  7. Was gilt für den Anteil der Projektmanagementkosten an den Gesamtkosten eines Projekts? Warum ergibt sich dieser Zusammenhang?
    • Die Projektmanagementkosten steigen degressiv in Bezug auf Projektgesamtkosten:
      kleines Projekt, hoher relativer Kostenanteil / großes Projekt, relativer Anteil sinkt
  8. Welche Frage stellen sich die meisten Unternehmen im Zusammenhang mit dem Kosten des Projektmanagements? Welche Frage sollten sie sich besser stellen? Diskutieren Sie diese!
    • Kann ich mir ein Projektmanagement leisten? <-> Kann ich es mir leisten, kein Projektmanagement zu haben?
    • Kosten PM <-> Kosten die entstehen, wenn kein PM vorhanden
  9. Bitte beschreiben Sie kurz die
    • Reine oder Autonom-Projektorganisation:
      Ausgliederung der Projektaufgabe aus der bestehenden Organisation in eine parallele Organisationseinheit
    • Einfluss-/ Stabs-Projektorganisation:
      Eingliederung der Projektleitung als Stabsfunktion in die bestehende Organisation
    • Matrix-Projektorganisation:
      Projektmitarbeiter verbleibt in jeweiliger Abteilung, bekommt aber in zweiter Dimension einen Projektvorgesetzten

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Fragen und Antworten zur Betrieblichen Ablauforganisation

  1. Was sind die Ziele der Ablauforganisation?
    • Erreichen kurzer Durchlaufzeiten für Bearbeitung
    • Größtmögliche Auslastung der Arbeitskräfte und Betriebsmittel
  2. Nennen Sie mindestens fünf Grundsätze der betrieblichen Ablauforganisation!
    • Minimierung der Arbeitsstationen
    • Minimierung der benötigten Informationen
    • Optimale Bemessung des Personalbedarfs
    • Optimale Auswahl und Gestaltung der Hilfsmittel (Maschinen/ Werkzeuge)
    • Ständige Leistungs-/ Aufwandskontrolle
  3. Welche Voraussetzung muss erfüllt sein, damit eine „Multimomentaufnahme“ repräsentativ für die Grundgesamtheit ist?
    • Jede Tätigkeit/ Stelle im Unternehmen muss die gleiche Chance haben, beobachtet zu werden
  4. Welche Vor- und Nachteile bietet die „Selbstaufschreibung“?
    • Vorteile: Überblick über Zusammensetzung von Aufgaben/ Belastung der Mitarbeiter, Ausgangspunkt für eine evtl. Neuverteilung von Aufgaben
    • Nachteile: Gefahr der Verfälschung (Nachlässigkeit/ Manipulation)
  5. Nennen Sie die Vor- und Nachteile der „Dauerbeobachtungsmethode“!
    • Vorteile: Sehr genaue/ vollständige Ergebnisse
    • Nachteile: Zeit-/ Kostenaufwand, psychologische Mitarbeiterbelastung, mögl. Manipulation
  6. Was ist der Zweck der Ist-Analyse?
    • Systematische Aufdeckung von Stärken/ Schwächen innerhalb der Ablauforganisation
  7. Beschreiben Sie kurz die raumorientierte Ablaufplanung!
    • Örtliche Zusammenfassung von Arbeitsplätzen, die am selben Objekt Arbeit verrichten
    • Vorteile: kurze Wege, geringere Durchlaufzeit, weniger Transport, kürzere Lieferfristen
    • Nachteile: soziale Verarmung der Menschen
  8. Beschreiben Sie kurz die zeitorientierte Ablaufplanung!
    • Zeitliche Koordination aller Einzelleistungen (um (Liefer-/ Steuer-/ Bilanz-) Termine einzuhalten)
    • Hilfsmittel zur Planung: Erstellen von GANTT-Balkendiagramm und/oder PERT-Netzplan
  9. Was ist bei der Neueinführung eines Konzepts hinsichtlich der Mitarbeiter besonders zu beachten?
    • Frühe Integration der Mitarbeiter in Planung und Realisation (stärkt Glaube an das Konzept)
    • Probelauf des neuen Konzepts (z.B. in Abteilung), Test auf Funktionsfähigkeit