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Fragen und Antworten zur Betrieblichen Aufbauorganisation – Teil 1

  1. Unterscheiden Sie horizontale und vertikale Aufbauorganisation!
    • Horizontale Organisation: Abteilungsbildung (auf einer hierarchischen Ebene)
      Zusammenfassung von Stellen nach sachlichen und formalen Merkmalen
    • Vertikale Organisation: Instanzengliederung nach der Wichtigkeit ihrer Leitungsaufgaben
      (Ausführungsebene/ Lowermanagement, Middlemanagement, Topmanagement)
  2. Welchen Zweck verfolgt die Stellenbeschreibung?
    • Arbeitnehmersicht:
      Leistungsdefinition, Abgrenzung von Aufgabe/ Befugnis/ Verantwortung
      Information über Beziehungen zu anderen Stellen, Standort in Betriebshierarchie
    • Arbeitgebersicht:
      Leistungsbeurteilung, tarifliche Einstufung
      Erleichterung der Einarbeitung, Festlegung von Ausbildungsbedürfnissen
  3. Was ist eine Stellenbeschreibung und welche Inhalte hat sie?
    • Schriftliche Darstellung der Zielsetzung, Aufgabe, Befugnis, Beziehung zu anderen Stellen, Anforderungen an Inhaber der Stelle
  4. Welche drei Bereiche müssen bei der Stellenbildung gemeinsam betrachtet werden und zueinander passen?
    • Stichwort: Kongruenzprinzip -> Aufgabe/ Verantwortung/ Befugnis müssen deckungsgleich sein
  5. Was ist eine Stelle? Stellen Sie mindestens drei Aussagen dar, die eine Stelle kennzeichnen!
    • Kleinste organisatorische Einheit im Unternehmen
    • Beinhaltet Aufgabenbereich einer/ mehrerer Personen
    • Muss mit notw. Verantwortung/ Befugnis ausgestattet werden
  6. Mit welchen wesentlichen Schritten wird die Aufbauorganisation gestaltet?
    • Aufgabenanalyse und -synthese (Zusammenfassung/ Verteilung):
    • Analyse anhand folgender Gliederungsmerkmale:
      a) sachlich: Objekt (Produkt/ -bereich), Verrichtung (örtlich)
      b) formal: Rang, Phase, Zweckbeziehung
    • Synthese:
      Stellenbildung, Abteilungsbildung (vertikale Hierarchie)
      Zentralisierung/ Dezentralisierung
  7. Unterscheiden Sie Aufbau- und Ablauforganisation!
    • Aufbauorganisation: untersucht/ gestaltet Unternehmensstruktur
    • Ablauforganisation: Arbeitsvorgänge und -abläufe
  8. Was ist unter Arbeitsteilung zu verstehen, und welche Vorteile ergeben sich daraus?
    • Betriebswirtschaftlich notwendige Zerlegung der Gesamtaufgabe in Arbeitsschritte
    • Schaffung klarer Verantwortlichkeiten
  9. Was ist eine Instanz?
    • Entscheidungsfunktion innerhalb des jeweiligen Verantwortungsbereiches und damit verbundene Weisungsbefugnis gegenüber einer Reihe rangniedrigerer Stellen
  10. Woraus besteht eine Abteilung und welche Aufgaben haben die Bestandteile?
    • Einer Instanz: führt Leitungsaufgaben aus
    • Einer/ mehrerer rangniedrigeren Stellen: führen Ausführungsaufgaben aus

Zum 2. Teil

Fragen und Antworten zur Betrieblichen Aufbauorganisation – Teil 2

  1. Was bedeutet Zentralisation von Aufgaben? (+ Zwei Vor-/Nachteile)
    • Zusammenfassung von Aufgaben -> Verrichtungs-/ Objektzentralisation
    • Vorteile: Verminderung Personalbedarf, Sicherung einheitlicher Entscheidungen
    • Nachteile: Überlastung der leitenden Instanzen, Erhöhung Kontrollaufwand
  2. Was bedeutet Dezentralisation? (+ Zwei Vor-/Nachteile)
    • Verteilung von Aufgaben -> Verrichtungs-/ Objektdezentralisation
    • Vorteile: Bessere Flexibilität (ortsbezogen), Entlastung der leitenden Instanzen
    • Nachteile: Vermehrter Personalbedarf, Lange Kommunikations-/ Verwaltungswege
  3. Beschreiben Sie das Stabliniensystem!
    • Einheitlicher Befehlsweg aus Einliniensystem wird beibehalten
    • Beratende Stabsstellen werden leitenden Instanzen zugeordnet (ohne Weisungsbefugnis)
  4. Beschreiben Sie die (Divisional-)/ Spartenorganisation!
    • Gliederung des Unternehmens anhand von Erzeugnissen(/-gruppen) und/ oder Märkten
      in verschiedene Geschäftsbereiche
    • Stärkere Verantwortung für Divisionsleiter durch Entscheidungskompetenz, Marktorientiertheit, Spezialisierungsvorteile
  5. Geben Sie Beispiele für Sparten an, die sinnvoll als Profit-Center und welche, die besser als Cost-Center geführt werden sollten.
    • Profit-Center: Verkauf/ Service/ Wartung -> hier wird Geld verdient
    • Cost-Center: Produktion/ Verwaltung/ Buchhaltung/ IT/ R&D -> hier wird Geld ausgegeben
  6. Was wird unter einem Produktmanagement-Konzept verstanden, und wodurch wird diese Organisationsform gekennzeichnet?
    • Matrixorganisation: Vertikale Linienorganisation wird durch horizontale Führungsebene ergänzt
    • Bei Produktmanagement-Konzept erfolgt horizontale Gliederung anhand versch. Produkte
    • Horizontale Ebene beinhaltet Produktmanager ( <-> vertikal: Funktionsmanager)
  7. Was ist der entscheidende Unterschied bei der Bildung der Teamorganisation gegenüber den sonstigen Organisationsformen?
    • Einzige Organisationsform, die von „unten nach oben“ gebildet wird, da u.a. hier jedes Team seine eigenen Vertreter stellt
  8. Welche Vorteile bietet Ihnen die so genannte „Teamorganisation“?
    • Motivationssteigerung der Mitarbeiter durch stärkere Einbeziehung
    • Führt zu besserer Entscheidungsqualität
    • Selbstsanktionierung und -kontrolle

Zum 1. Teil

Fragen und Antworten zur Betrieblichen Ablauforganisation

  1. Was sind die Ziele der Ablauforganisation?
    • Erreichen kurzer Durchlaufzeiten für Bearbeitung
    • Größtmögliche Auslastung der Arbeitskräfte und Betriebsmittel
  2. Nennen Sie mindestens fünf Grundsätze der betrieblichen Ablauforganisation!
    • Minimierung der Arbeitsstationen
    • Minimierung der benötigten Informationen
    • Optimale Bemessung des Personalbedarfs
    • Optimale Auswahl und Gestaltung der Hilfsmittel (Maschinen/ Werkzeuge)
    • Ständige Leistungs-/ Aufwandskontrolle
  3. Welche Voraussetzung muss erfüllt sein, damit eine „Multimomentaufnahme“ repräsentativ für die Grundgesamtheit ist?
    • Jede Tätigkeit/ Stelle im Unternehmen muss die gleiche Chance haben, beobachtet zu werden
  4. Welche Vor- und Nachteile bietet die „Selbstaufschreibung“?
    • Vorteile: Überblick über Zusammensetzung von Aufgaben/ Belastung der Mitarbeiter, Ausgangspunkt für eine evtl. Neuverteilung von Aufgaben
    • Nachteile: Gefahr der Verfälschung (Nachlässigkeit/ Manipulation)
  5. Nennen Sie die Vor- und Nachteile der „Dauerbeobachtungsmethode“!
    • Vorteile: Sehr genaue/ vollständige Ergebnisse
    • Nachteile: Zeit-/ Kostenaufwand, psychologische Mitarbeiterbelastung, mögl. Manipulation
  6. Was ist der Zweck der Ist-Analyse?
    • Systematische Aufdeckung von Stärken/ Schwächen innerhalb der Ablauforganisation
  7. Beschreiben Sie kurz die raumorientierte Ablaufplanung!
    • Örtliche Zusammenfassung von Arbeitsplätzen, die am selben Objekt Arbeit verrichten
    • Vorteile: kurze Wege, geringere Durchlaufzeit, weniger Transport, kürzere Lieferfristen
    • Nachteile: soziale Verarmung der Menschen
  8. Beschreiben Sie kurz die zeitorientierte Ablaufplanung!
    • Zeitliche Koordination aller Einzelleistungen (um (Liefer-/ Steuer-/ Bilanz-) Termine einzuhalten)
    • Hilfsmittel zur Planung: Erstellen von GANTT-Balkendiagramm und/oder PERT-Netzplan
  9. Was ist bei der Neueinführung eines Konzepts hinsichtlich der Mitarbeiter besonders zu beachten?
    • Frühe Integration der Mitarbeiter in Planung und Realisation (stärkt Glaube an das Konzept)
    • Probelauf des neuen Konzepts (z.B. in Abteilung), Test auf Funktionsfähigkeit