Archiv der Kategorie: Betriebsorganisation

Fragen und Antworten zur Betrieblichen Aufbauorganisation – Teil 1

  1. Unterscheiden Sie horizontale und vertikale Aufbauorganisation!
    • Horizontale Organisation: Abteilungsbildung (auf einer hierarchischen Ebene)
      Zusammenfassung von Stellen nach sachlichen und formalen Merkmalen
    • Vertikale Organisation: Instanzengliederung nach der Wichtigkeit ihrer Leitungsaufgaben
      (Ausführungsebene/ Lowermanagement, Middlemanagement, Topmanagement)
  2. Welchen Zweck verfolgt die Stellenbeschreibung?
    • Arbeitnehmersicht:
      Leistungsdefinition, Abgrenzung von Aufgabe/ Befugnis/ Verantwortung
      Information über Beziehungen zu anderen Stellen, Standort in Betriebshierarchie
    • Arbeitgebersicht:
      Leistungsbeurteilung, tarifliche Einstufung
      Erleichterung der Einarbeitung, Festlegung von Ausbildungsbedürfnissen
  3. Was ist eine Stellenbeschreibung und welche Inhalte hat sie?
    • Schriftliche Darstellung der Zielsetzung, Aufgabe, Befugnis, Beziehung zu anderen Stellen, Anforderungen an Inhaber der Stelle
  4. Welche drei Bereiche müssen bei der Stellenbildung gemeinsam betrachtet werden und zueinander passen?
    • Stichwort: Kongruenzprinzip -> Aufgabe/ Verantwortung/ Befugnis müssen deckungsgleich sein
  5. Was ist eine Stelle? Stellen Sie mindestens drei Aussagen dar, die eine Stelle kennzeichnen!
    • Kleinste organisatorische Einheit im Unternehmen
    • Beinhaltet Aufgabenbereich einer/ mehrerer Personen
    • Muss mit notw. Verantwortung/ Befugnis ausgestattet werden
  6. Mit welchen wesentlichen Schritten wird die Aufbauorganisation gestaltet?
    • Aufgabenanalyse und -synthese (Zusammenfassung/ Verteilung):
    • Analyse anhand folgender Gliederungsmerkmale:
      a) sachlich: Objekt (Produkt/ -bereich), Verrichtung (örtlich)
      b) formal: Rang, Phase, Zweckbeziehung
    • Synthese:
      Stellenbildung, Abteilungsbildung (vertikale Hierarchie)
      Zentralisierung/ Dezentralisierung
  7. Unterscheiden Sie Aufbau- und Ablauforganisation!
    • Aufbauorganisation: untersucht/ gestaltet Unternehmensstruktur
    • Ablauforganisation: Arbeitsvorgänge und -abläufe
  8. Was ist unter Arbeitsteilung zu verstehen, und welche Vorteile ergeben sich daraus?
    • Betriebswirtschaftlich notwendige Zerlegung der Gesamtaufgabe in Arbeitsschritte
    • Schaffung klarer Verantwortlichkeiten
  9. Was ist eine Instanz?
    • Entscheidungsfunktion innerhalb des jeweiligen Verantwortungsbereiches und damit verbundene Weisungsbefugnis gegenüber einer Reihe rangniedrigerer Stellen
  10. Woraus besteht eine Abteilung und welche Aufgaben haben die Bestandteile?
    • Einer Instanz: führt Leitungsaufgaben aus
    • Einer/ mehrerer rangniedrigeren Stellen: führen Ausführungsaufgaben aus

Zum 2. Teil

Fragen und Antworten zur Betrieblichen Aufbauorganisation – Teil 2

  1. Was bedeutet Zentralisation von Aufgaben? (+ Zwei Vor-/Nachteile)
    • Zusammenfassung von Aufgaben -> Verrichtungs-/ Objektzentralisation
    • Vorteile: Verminderung Personalbedarf, Sicherung einheitlicher Entscheidungen
    • Nachteile: Überlastung der leitenden Instanzen, Erhöhung Kontrollaufwand
  2. Was bedeutet Dezentralisation? (+ Zwei Vor-/Nachteile)
    • Verteilung von Aufgaben -> Verrichtungs-/ Objektdezentralisation
    • Vorteile: Bessere Flexibilität (ortsbezogen), Entlastung der leitenden Instanzen
    • Nachteile: Vermehrter Personalbedarf, Lange Kommunikations-/ Verwaltungswege
  3. Beschreiben Sie das Stabliniensystem!
    • Einheitlicher Befehlsweg aus Einliniensystem wird beibehalten
    • Beratende Stabsstellen werden leitenden Instanzen zugeordnet (ohne Weisungsbefugnis)
  4. Beschreiben Sie die (Divisional-)/ Spartenorganisation!
    • Gliederung des Unternehmens anhand von Erzeugnissen(/-gruppen) und/ oder Märkten
      in verschiedene Geschäftsbereiche
    • Stärkere Verantwortung für Divisionsleiter durch Entscheidungskompetenz, Marktorientiertheit, Spezialisierungsvorteile
  5. Geben Sie Beispiele für Sparten an, die sinnvoll als Profit-Center und welche, die besser als Cost-Center geführt werden sollten.
    • Profit-Center: Verkauf/ Service/ Wartung -> hier wird Geld verdient
    • Cost-Center: Produktion/ Verwaltung/ Buchhaltung/ IT/ R&D -> hier wird Geld ausgegeben
  6. Was wird unter einem Produktmanagement-Konzept verstanden, und wodurch wird diese Organisationsform gekennzeichnet?
    • Matrixorganisation: Vertikale Linienorganisation wird durch horizontale Führungsebene ergänzt
    • Bei Produktmanagement-Konzept erfolgt horizontale Gliederung anhand versch. Produkte
    • Horizontale Ebene beinhaltet Produktmanager ( <-> vertikal: Funktionsmanager)
  7. Was ist der entscheidende Unterschied bei der Bildung der Teamorganisation gegenüber den sonstigen Organisationsformen?
    • Einzige Organisationsform, die von „unten nach oben“ gebildet wird, da u.a. hier jedes Team seine eigenen Vertreter stellt
  8. Welche Vorteile bietet Ihnen die so genannte „Teamorganisation“?
    • Motivationssteigerung der Mitarbeiter durch stärkere Einbeziehung
    • Führt zu besserer Entscheidungsqualität
    • Selbstsanktionierung und -kontrolle

Zum 1. Teil

Fragen und Antworten zur Betrieblichen Ablauforganisation

  1. Was sind die Ziele der Ablauforganisation?
    • Erreichen kurzer Durchlaufzeiten für Bearbeitung
    • Größtmögliche Auslastung der Arbeitskräfte und Betriebsmittel
  2. Nennen Sie mindestens fünf Grundsätze der betrieblichen Ablauforganisation!
    • Minimierung der Arbeitsstationen
    • Minimierung der benötigten Informationen
    • Optimale Bemessung des Personalbedarfs
    • Optimale Auswahl und Gestaltung der Hilfsmittel (Maschinen/ Werkzeuge)
    • Ständige Leistungs-/ Aufwandskontrolle
  3. Welche Voraussetzung muss erfüllt sein, damit eine „Multimomentaufnahme“ repräsentativ für die Grundgesamtheit ist?
    • Jede Tätigkeit/ Stelle im Unternehmen muss die gleiche Chance haben, beobachtet zu werden
  4. Welche Vor- und Nachteile bietet die „Selbstaufschreibung“?
    • Vorteile: Überblick über Zusammensetzung von Aufgaben/ Belastung der Mitarbeiter, Ausgangspunkt für eine evtl. Neuverteilung von Aufgaben
    • Nachteile: Gefahr der Verfälschung (Nachlässigkeit/ Manipulation)
  5. Nennen Sie die Vor- und Nachteile der „Dauerbeobachtungsmethode“!
    • Vorteile: Sehr genaue/ vollständige Ergebnisse
    • Nachteile: Zeit-/ Kostenaufwand, psychologische Mitarbeiterbelastung, mögl. Manipulation
  6. Was ist der Zweck der Ist-Analyse?
    • Systematische Aufdeckung von Stärken/ Schwächen innerhalb der Ablauforganisation
  7. Beschreiben Sie kurz die raumorientierte Ablaufplanung!
    • Örtliche Zusammenfassung von Arbeitsplätzen, die am selben Objekt Arbeit verrichten
    • Vorteile: kurze Wege, geringere Durchlaufzeit, weniger Transport, kürzere Lieferfristen
    • Nachteile: soziale Verarmung der Menschen
  8. Beschreiben Sie kurz die zeitorientierte Ablaufplanung!
    • Zeitliche Koordination aller Einzelleistungen (um (Liefer-/ Steuer-/ Bilanz-) Termine einzuhalten)
    • Hilfsmittel zur Planung: Erstellen von GANTT-Balkendiagramm und/oder PERT-Netzplan
  9. Was ist bei der Neueinführung eines Konzepts hinsichtlich der Mitarbeiter besonders zu beachten?
    • Frühe Integration der Mitarbeiter in Planung und Realisation (stärkt Glaube an das Konzept)
    • Probelauf des neuen Konzepts (z.B. in Abteilung), Test auf Funktionsfähigkeit

Fragen und Antworten zur Betriebsorganisation

  1. Beschreiben Sie das Management-Regelkreis-Modell!
    • 6 Schritte: Situationsanalyse, Zielsetzung, Planung, Entscheidung, Durchführung, Kontrolle
    • Periodische Wiederholung nach einiger Zeit sinnvoll
  2. Warum ist die Fixierung betrieblicher Ziele wichtig?
    • Zur Erreichung eines Zieles muss man sich dieses setzen (kein Ziel, kein Handeln!)
  3. Was sind die wichtigsten Ziele eines Unternehmens?
    • Kurzfristige Liquidität
    • Langfristige Rentabilität
  4. Was wird unter dem Begriff „Planung“ verstanden?
    • Gedankliches Vorbereiten, systematisches Durchdenken zukünftiger Handlungen
    • Handlungsalternativen abwägen
  5. Wann endet die Planung?
    • Wenn das angestrebte Ziel erreicht wurde.
  6. Welche Zwecke verfolgt die Planung?
    • Ausrichtung des gesamten Unternehmens auf Erfüllung der Ziele
    • Zuteilung von Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten, Befugnissen
    • Erstellung von Sollgrößen für spätere Soll-Ist-Kontrolle
  7. Auf welchen Grundlagen basiert die Planung?
    • Vergangenheitsanalyse
    • (vorhandene/ ggf. zu beschaffende) Kapazitäten feststellen
    • Relevante Informationen beschaffen/verarbeiten
    • Prognosen erstellen
  8. Es gibt drei Planungsarten hinsichtlich der Zeitdauer. Bitte erläutern Sie diese kurz.
    Operative Planung Taktische Planung Strategische Planung
    kurzfristig mittelfristig langfristig
    detailliert etwas genauer als strateg. eher grob
    Quantitative Ausrichtung
    z.B.:
    -> Personaleinsatz
    -> Produktionsmengen
    -> Liquidität
    -> Handlungsanweisungen
    Qualitative Ausrichtung
    z.B.:
    -> langfr. Personalbedarf
    -> Produktpalette
    -> Rentabilität
    -> Handlungsziele
  9. Was wird unter dem Ausgleichsgesetz der Planung verstanden?
    • Entsteht ein Engpass (z.B. Liquidität, Kapazität, Beschaffung) in einer untergeordneten Planebene, wird die Hierarchie unterbrochen und die Planung pendelt sich auf den Engpass ein.
  10. Nennen Sie drei Vorteile der Planung!
    • Stärken/ Schwächen des Unternehmens durch Vergangenheitsanalyse
    • Fortlaufende Erfassung wirtschaftlicher Daten
    • Frühzeitiges Erkennen von Datenänderungen und mögliche Folgen minimieren das Risiko
  11. Nennen Sie vier typische Fehler bei der Entscheidungsfindung!
    • Nichterkennen des eigentlichen Problems
    • Intuitive Entscheidungsfindung
    • Entscheidungsfindung unter Zeitdruck
    • Ungenügende Informationen
  12. Beschreiben Sie kurz die Nutzwertanalyse!
    • Festlegung des Entscheidungsziels: „Kauf eines Hauses“
    • Bestimmung von Mindestforderungen: „Kaufpreis nicht über 400.000 €“ (Ausschlusskriterium)
    • Ermittlung der Auswahlkriterien: „Wohnfläche, Grundstücksfläche, Garage, Lage, Kosten“
    • Gewichtung der Auswahlkriterien: prozentuale Gewichtung der Kriterien (Σ = 100%)
    • Bewertung der Alternativen: „Punkteverfahren (1 sehr gut bis 5 mangelhaft)“
    • Auswahl der Alternative: Punktzahl (ggfls. Stichwahl anhand wichtigster Kriterien)
  13. Beschreiben Sie inhaltlich mindestens sechs allgemeine Organisationsgrundsätze!
    • Orientierung der Organisation am Unternehmensziel
    • Einfache und klare Formulierung von organisatorischen Regelungen
    • Eindeutige Festlegung der Teilaufgaben nach Befugnis/ Verantwortung
    • Kongruenzprinzip: Deckungsgleichheit von Aufgabe, Befugnis, Verantwortung
    • Organisation muss wirtschaftlich sein (-> Stichwort Bürokratie)
    • Organisation muss elastisch und dynamisch sein (angepasst an jeweilige Entwicklungen)
  14. Welchen Stellenwert hat die Kontrolle im Rahmen der Organisation und warum?
    • Kontrolle ist wichtig, da man ohne sie keine Fehler erkennt und daraus lernen kann
    • Rückkopplung kann projektbegleitend erfolgen, um rechtzeitig Korrekturen einzuleiten